Bahasa Inggris Rapat

Contoh surat undangan resmi dalam bahasa Inggris (rapat perusahaan eksternal)

Perusahaan tidak hanya mengadakan rapat internal untuk anggotanya saja, tetapi terkadang juga ada rapat perusahaan eksternal. Pada umumnya, para direktur atau general manager dari perusahaan lain yang diundang ke rapat ini.

Ketika ingin mengundang rapat secara formal, kita biasanya membuat surat undangan rapat. Pembahasan kali ini akan memberikan contoh surat undangan rapat (meeting invitation) dalam Bahasa Inggris beserta artinya.

Langsung saja simak contoh-contohnya dibawah ini, ya!

Jakarta, August 2, 2021

No. : 001/Berdikari/VIII/2021 Subject : Meeting Invitation To : All the member of Berdikari Community

As the Independence Day on August 17 is coming close, our community will hold a celebrating event. It’s a part of our tradition to hold the Independence Day’s event as the socio-cultural community.

Regarding the matter, we would like to invite you to the member meeting which will be held on:

Day, date : Saturday, August 7, 2021 Time : 01.00 pm – 04.00 pm Location : Grand Dhanur Meeting Hall Agenda : Event planning and committee forming

We look forward for your presence. Thank you for your attention.

Chairman of Berdikari Community

Berikut arti surat undangan rapat tersebut dalam Bahasa Indonesia:

Jakarta, 2 Agustus 2021

No. : 001/Berdikari/VIII/2021 Subjek  : Undangan Rapat Kepada : Seluruh anggota Komunitas Berdikari

Dengan semakin dekatnya Hari Peringatan Kemerdekaan pada 17 Agustus, komunitas kita akan mengadakan acara perayaan. Ini adalah bagian dari tradisi kita untuk mengadakan acara di Hari Peringatan Kemerdekaan sebagai komunitas sosial budaya.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengundang Anda untuk hadir di rapat anggota yang akan diadakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 7 Agustus 2021 Waktu : 13.00 – 16.00 Tempat : Aula Pertemuan Grand Dhanur Agenda : Perencanaan acara dan pembentukan panitia

Kami menanti kehadiran Anda. Terima kasih atas perhatiannya.

Ketua Komunitas Berdikari

No. : 003/OSIS/Permata-Bangsa/VIII/2021 Subject : Student Council Final Board Meeting Attachment: 1 page To:  All the member of Student Council of Permata Bangsa High School

As the term of service of Student Council 2020/2021 period is coming to end, we would like to invite you to the Student Council Final Board Meeting. The meeting will be held on:

Date : August 9 – 11, 2021 Time : 08.00 am – 05.00 pm Location : Permata Bangsa High School Meeting Hall

The details of the Student Council Final Board Meeting schedule are attached on the next page. We look forward for your presence and participation on the meeting.

Jakarta, 3rd of August 2021

President of Student Council

Daffa Hikayatus Shalih

Berikut arti surat undangan rapat tersebut dalam Bahasa Indonesia:

No. : 003/OSIS/Permata-Bangsa/VIII/2021 Subjek  : Rapat Akhir Anggota OSIS Lampiran : 1 halaman Kepada : Seluruh anggota OSIS SMA Permata Bangsa

Dengan berakhirnya masa jabatan OSIS periode 2020/2021, kami bermaksud mengundang Anda pada Rapat Akhir Anggota OSIS. Rapat tersebut akan diadakan pada:

Tanggal : 9 – 11 Agustus 2021 Waktu  : 08.00– 17.00 Tempat : Aula Pertemuan SMA Permata Bangsa

Rincian jadwal Rapat Akhir Anggota OSIS terlampir pada halaman selanjutnya. Kami menanti kehadiran dan partisipasi Anda pada rapat tersebut.

Jakarta, 3 Agustus 2021

Daffa Hikayatus Shalih

Jakarta, 4th of August 2021

Ref. Number : 05/Adm/Permata-Bangsa/VIII/2021 Subject  : Parents Meeting Attachment  : – To : Student parents of Permata Bangsa High School

In regard to final semester examination, we would like to invite you to the parents meeting. The meeting will be held on:

Day, date : Saturday, 14th of August 2021 Time : 09.00 am – 01.00 pm Location : Each classroom of student

Your participation is really important for the smooth implementation of final semester examination. We look forward for your presence on the meeting. Thank you for your kind attention.

Principal of Permata Bangsa High School

Berikut arti surat undangan rapat tersebut dalam Bahasa Indonesia:

Jakarta, 4 Agustus 2021

Nomor Surat : 05/Adm/Permata-Bangsa/VIII/2021 Subjek : Rapat Orangtua Siswa Lampiran  : – Kepada : Orangtua siswa SMA Permata Bangsa

Sehubungan dengan pelaksanaan ujian akhir semester, kami bermaksud mengundang Anda pada rapat orangtua siswa. Rapat tersebut akan diadakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 14 Agustus 2021 Waktu : 09.00 – 13.00 Tempat : Masing-masing kelas siswa

Partisipasi Anda sangat penting untuk kelancaran pelaksanaan ujian akhir semester. Kami menanti kehadiran Anda pada rapat tersebut. Terima kasih atas perhatiannya.

Kepala Sekolah SMA Permata Bangsa

Demikianlah contoh-contoh surat undangan rapat dalam Bahasa Inggris beserta artinya. Contoh surat undangan rapat ini bisa diterapkan pada berbagai kebutuhan. Baik rapat RT, rapat kantor, rapat komunitas, dan lain sebagainya.

Semoga informasi ini bermanfaat!

Tidak dapat dihindari lagi jika hampir semua perusahaan terlebih lagi perusahaan global menggunakan bahasa Inggris. Melansir dari Harvard Business Review, bahasa Inggris banyak dipakai dalam kegiatan yang berguna oleh 1,75 milyar orang. Itu artinya, satu dalam setiap empat orang bisa berbahasa Inggris. Baik dalam komunikasi tim maupun dalam rapat.

Baca Juga: Kursus Bahasa Inggris dan Berbagai Macam Manfaatnya

Hal ini mengharuskan kita untuk mengasah bahasa Inggris agar siap menghadapi dunia kerja. Terutama ketika rapat yang seringkali mewajibkan kita untuk menyelenggarakan rapat dengan bahasa Inggris. Karena biasanya jika bekerja di perusahaan global, peserta rapat dapat datang dari berbagai negara. Jadi menggunakan bahasa Inggris merupakan bahasa paling efisien untuk dimengerti semua orang.

Apa saja yang harus kamu persiapkan untuk rapat yang menggunakan bahasa Inggris? Simak di bawah ini:

Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran

Tiga hal ini penting baik bagi pihak perusahaan maupun penerima undangan meeting bahasa Inggris. Nomor surat perlu dituliskan untuk pengarsipan data perusahaan. Sedangkan perihal bertujuan untuk mempermudah penerima mengetahui tujuan dan isi dari undangan rapat bahasa Inggris tersebut. Untuk lampiran, bagian ini bertujuan untuk menuliskan jumlah berkas yang dilampirkan bersama dengan surat tersebut.

Tambahkan Informasi Detail Terkait Rapat

Untuk bagian ini, kamu harus sertakan nama-nama semua peserta rapat. Tujuannya adalah untuk memastikan hanya orang-orang yang diperlukan yang hadir dan mereka tahu siapa saja yang akan menghadiri rapat.

Berikan lokasi rapat secara detail, termasuk alamat dan petunjuk arah jika diperlukan. Jika rapat dilakukan secara daring, berikan tautan dan instruksi tentang cara bergabung dalam rapat.

Berikut adalah contohnya:

The meeting will be attended by [Attendee Names]. We will meet at our office, located at [Address]. Please find attached the directions to the office.

Our remote meeting is scheduled for Tuesday, September 14th, at 2 pm. You can join the meeting via Zoom using this link: [Zoom Link]. Please make sure to join a few minutes early to troubleshoot any technical issues.

Rapat akan dihadiri oleh [Nama Peserta]. Kita akan bertemu di kantor kami yang berlokasi di [Alamat]. Silakan lihat petunjuk arah ke kantor yang terlampir.

Rapat daring kami dijadwalkan pada hari Selasa, 14 September, pukul 2 siang. Anda bisa bergabung dengan rapat melalui Zoom menggunakan tautan ini: [Tautan Zoom]. Harap bergabung beberapa menit lebih awal untuk mengatasi masalah teknis yang mungkin terjadi.

Tuliskan Tanggal dan Jam Rapat dengan Spesifik

Saat menulis tanggal, pastikan untuk mencantumkan hari dalam seminggu, tanggal numerik, dan bulan.

Jika rapat dilakukan secara online dan berada di zona waktu yang berbeda dengan penerima, sebutkan hal ini dalam email.

Sertakan tautan ke situs konversi zona waktu untuk memudahkan penerima mengkonversi waktu ke zona waktu mereka.

Jangan lupa untuk spesifikkan durasi rapat, termasuk waktu mulai dan selesai. Hal ini sangat penting untuk rapat yang berlangsung lebih dari satu jam.

Ini bertujuan agar peserta dapat merencanakan hari kerja mereka dengan lebih baik. Berikut contohnya:

"I am looking forward to meeting with you on Monday, October 16th, at 10 am. The meeting will last for one hour."

"Please join us for the meeting on Thursday, July 22nd, at 3 pm. The meeting is scheduled to end by 4:30 pm."

Saya menantikan pertemuan dengan Anda pada hari Senin, 16 Oktober, pukul 10 pagi. Rapat akan berlangsung selama satu jam.

Silakan bergabung dengan kami untuk rapat pada hari Kamis, 22 Juli, pukul 3 sore. Rapat dijadwalkan berakhir pada pukul 4:30 sore.

Pelajari Kalimat yang Digunakan dalam Rapat

Terdapat kalimat yang sering digunakan dalam rapat, nah agar kamu mengerti arti dan dapat mengimplementasikan, lebih baik dipelajari dahulu. Contoh:

Ketika ingin menambahkan sesuatu ke dalam rapat:

Baca Juga: Tips Lancar Komunikasi Bisnis dalam Bahasa Inggris

Sediakan CTA dan Informasi RSVP

Tambahkan CTA setelah salam dan pengantar. Gunakan frasa seperti 'please join us' atau 'we invite you to' untuk memberi tahu penerima bahwa kamu ingin mereka hadir dalam rapat.

Lalu, tambahkan detail RSVP setelah pesan utama undangan. Sertakan tanggal dan waktu rapat, durasi rapat, dan tenggat waktu untuk merespons.

Jangan lupa untuk memberikan instruksi tentang cara merespons, seperti 'RSVP by email to [alamat email]' atau 'please register online at [tautan website].'

Berikut adalah contohnya:

Apabila Sobat MinDi ingin membuat surat undangan rapat yang efektif dan profesional, pastikan untuk mencantumkan informasi jelas dan detail.

Untuk lebih percaya diri dalam menulis dan menyusun surat undangan rapat dalam Bahasa Inggris, MinDi sarankan kamu untuk ikut kelas English for Professionals dari Dibimbing.id.

Lewat kelas ini, kamu akan diajarkan dari dasar hingga mahir. Mulai dari teknik penulisan surat bisnis hingga kemampuan berkomunikasi yang efektif. Menarik, bukan?

Yuk, konsultasi dulu di sini dan kembangkan keahlian menulismu bersama Dibimbing.id!

How to Write an Effective Meeting Invitation Email [Buka]

How to Write Effective Meeting Invitation Emails (+5 Templates) [Buka]

Contoh Undangan Rapat dalam Bahasa Inggris

Masih belum mendapatkan gambaran seperti apa itu surat undangan resmi dalam bahasa Inggris? Simak berbagai contoh undangan rapat bahasa Inggris di bawah ini!

Cara Membuat Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris

Undangan meeting bahasa Inggris tidak hanya berisi informasi dasar seperti kepada siapa undangan tersebut ditujukan, kapan, dan di mana. Tentu ada struktur penulisan yang perlu diikuti untuk tetap formal dan profesional. Gunakan template di bawah ini sebagai panduan kamu ketika membuat undangan rapat dalam bahasa Inggris!

Ciri utama surat undangan rapat bahasa inggris adalah adanya kop surat di bagian atas. Kop surat merupakan identitas resmi suatu organisasi atau perusahaan yang mengirim meeting invitation. Biasanya, kop surat berisi nama organisasi atau perusahaan, logo organisasi, alamat lengkap dan kontak person seperti nomor telepon, email, atau website. Kop surat yang berisi informasi lengkap akan membantu penerima undangan untuk mengetahui asal surat undangan rapat tersebut.

Buat Subjek yang Menarik Perhatian

Membuat subjek surat undangan rapat yang menarik perhatian sangatlah penting. Ini bertujuan untuk membuat penerima tertarik membuka dan membaca email tersebut.

Subjek yang menarik juga harus menjelaskan jenis rapat yang akan diadakan. Untuk membuat ini dengan bagus, kamu bisa gunakan template online atau alat tulis AI.

Berikut adalah contohnya:

Meeting to Discuss Sales Goals

Project Update Meeting

Quarterly Financial Review

Team Strategy Session

Client Feedback Discussion

Rapat untuk Membahas Target Penjualan

Rapat Pembaruan Proyek

Tinjauan Keuangan Triwulanan

Diskusi Umpan Balik Klien